Power BI: Waar begin je?
Ben jij binnen de organisatie verantwoordelijk voor het maken van rapporten en overzichten? Dan is de kans groot dat je als eens hebt gehoord van Power BI. Misschien heb je Power BI desktop zelfs al geïnstalleerd om het eens te proberen. Microsoft Power BI is een zogenaamde selfservice BI-oplossing. Dat betekent dat gebruikers zonder IT-afdeling aan de slag kunnen om dashboards en rapportages te maken.
Grover helpt je op weg met je eerste eigen dashboard toepassing met vier gratis stappen die jou verder helpen!
Ben je helemaal nieuw in de BI-wereld? Of heb je niet eerder gehoord van Power BI? Lees dan eerst dit artikel over: Waarom overstappen van MS Excel naar Power BI
Stap 1: Gegevens ophalen en koppelen aan Power BI
Met behulp van Power BI kan je iedereen, op elk niveau in jouw organisatie de mogelijkheid bieden om snelle en betrouwbare beslissingen te nemen met behulp van actuele bedrijfsdata. Binnen Power BI kan je kiezen uit het maken van rapporten of dashboards. Beide opties lijken veel op elkaar: het zijn canvassen die met visualisaties (lees: goed vormgegeven en leesbare grafieken) worden ingevuld. In dit voorbeeld gaan we ervan uit dat je werkt met Power BI desktop. Deze biedt (alleen) de mogelijkheid om rapporten te maken, dus we gebruiken in dit artikel verder de term ‘rapporten’.
De eerste stap die je maakt, is het koppelen van je gegevensbron. Wanneer je aan de slag gaat met Power BI kan je verschillende soorten gegevensbronnen koppelen. Power BI kent drie soorten gegevensbronnen:
- Databestanden. Denk aan een Excel, een .csv (door komma’s gescheiden waarde) of .xml (Extensible Markup Language ) bestand. Vaak zijn het exports uit systemen die de onderneming gebruikt.
- Cloud based systemen. Hiermee doelen we op Google Analytics, Sales force of Magento. Software van derden die niet lokaal op onze computers staat, maar in de cloud.
- De derde soort zijn databases die de onderneming zelf in beheer heeft, on-premise of in de cloud.
Wanneer je start met Power BI, maak dan als eerste een export vanuit een applicatie waar je ervaring mee hebt of een huidige rapportage. Een Excel-document leent zich hiervoor het beste. Met deze Excel sheet kan je makkelijk een start maken om Power BI te proberen.
Wil je andere gegevens koppelen dan Excel? klik hier voor meer info.
Stap 2: Data modelleren ofwel: het structureren van je gegevens
Als je de eerste stap hebt voltooid, dan is je gegevensbron gekoppeld aan Power BI. Deze dataset kan je inlezen in Power BI. Afhankelijk van je gegevensbron (Excel, cloud software of database) is het nu zaak om je data te ‘modelleren’. Power BI moet jouw data kunnen lezen en daarvoor moet die data op de juiste wijze gestructureerd worden. Modelleren noemen we dat. Werk je met een enkel Excel bestand, dan zal het relatief simpel zijn. Aan de informatie die in de data besloten ligt, verander je niets tijdens dit traject. Je gooit niets weg, je rangschikt het alleen.
Modelleren doe je met de query editor
Het modelleren van data vindt plaats in de zogenoemde Query Editor. Deze functionaliteit zit ook in de meest recente versie van Excel. Bewerkingen die je hier aanbrengt, worden in stappen opgeslagen. Je stelt dit één keer in en zodra de data verversen, worden deze stappen opnieuw uitgevoerd. Hierdoor bespaar je een hoop tijd. Tijd die je goed kan gebruiken voor het analyseren van de data.
Modelleren van andere bronnen
Afhankelijk van de databron, moet er meer of minder gemodelleerd worden. Neem als voorbeeld data afkomstig van het CRM-systeem dat in de cloud staat. Deze data staat al klaar en vereist zo goed als geen modellering. Soms is het nodig om labels te veranderen. Rest jou om de datasets met elkaar te verbinden. Het verbinden van deze tabellen wordt ook wel ‘relaties leggen’ genoemd.
Relaties leggen tussen tabellen
Als gebruiker wil je bepaalde informatie graag naast elkaar weergeven, zodat je snel verbanden kunt leggen. Echter, deze informatie komt vaak uit verschillende bronnen en anders wel uit verschillende tabellen. Is dat bij jou het geval en gebruik je een Excel-bestand met meerdere tabbladen, een database of een cloud systeem? Lees dan even verder!
We gaan relaties leggen tussen de verschillende datasets en tabellen.
Stap 3. Jouw verhaal vertellen en data vertalen naar visualisaties
We hebben ‘ruwe’ data omgezet en gerangschikt naar informatie die inzicht kan geven. Tijd voor de volgende stap. We maken de transformatie naar een rapport. Power BI kent (heel) veel verschillende visuals die je kunt gebruiken om data te transformeren tot een verhaal.
Dit is ook het punt waar iedereen zich echt bewust wordt van de eindeloze mogelijkheden. Opeens ben je namelijk designer en verhalenverteller. Welk verhaal ga je nu vertellen met al die gegevens, welke accenten wil je uitlichten? Je grafieken zijn ook nog eens interactief, dit houdt in dat je op items kan klikken om te zien wat erachter verborgen gaat. Ook reageren de grafieken op elkaar. Een selectie in de ene tabel zorgt ook voor interactie in de andere tabel.
Je leest: de mogelijkheden zijn bijna eindeloos in Power BI. Grover heeft inmiddels ervaring opgebouwd over wat je wel en niet zou moeten doen als verhalenverteller. Onze tips over het ontwerpen van een goed en bruikbaar dashboard: Hoe maak je een goed dashboard.
Je dashboard nog slimmer maken met behulp van DAX
DAX staat voor Data Analysis Expressions en is de formuletaal die in Power BI (en achter de schermen) wordt gebruikt. Je gebruikt DAX om analyses te maken en formules en berekeningen aan je Power BI-rapporten toe te voegen. Op het gezicht lijkt het heel erg op de bekende Excel-formules. Maar, er is verschil. Het grootste verschil is het volgende: In Excel verwijs je naar cellen wanneer je formules creëert. In Power BI, met DAX, werk je met tabellen die bestaan uit rijen en kolommen. Een ander belangrijk verschil is het gebruik van een filter- en rijcontext wanneer je DAX gebruikt.
We maken het met een voorbeeld duidelijk. Wanneer je in Excel een formule, in dit geval een optelling, maakt, gebruik je de formule: SUM(B2:B9). Hierbij is B2 tot B9 de selectie van cellen die je wilt optellen. Met DAX maak je een formule zoals deze: TotaalVerkoopAantal = SUM(Verkoop [VerkoopAantal] ). Die formule zal de TotaleVerkoop voor de volledige kolom van de tabel in de huidige context berekenen.
Eenmaal aan de slag zal jij je de DAX-code steeds meer eigen maken. Je zal ontdekken dat je manier van denken over gegevens snel verbetert. Voor je het weet ben je bezig met het samenvoegen, filteren, selecteren en manipuleren van gegevens.
Stap 4: Dashboards delen binnen de organisatie
Nu je meer zicht hebt op de gegevens is het van belang om daar optimaal van te profiteren. Dit doe je door het dashboard met alle betrokkenen te delen. Wanneer je de inhoud wilt ] delen, ongeacht of dit nu binnen of buiten de organisatie is, heb je een Power BI Pro-licentie nodig. De licentieopbouw is heel overzichtelijk. Voor elke gebruiker betaal je een vast bedrag per maand. Een goed bruikbaar dashboard betaalt je die kosten ruimschoots terug, omdat beslissingen beter genomen worden. In dit artikel zetten we de kosten van Microsoft Power BI op een rij.
Wanneer je een dashboard of rapport deelt, beslis je zelf met wie en bepaal je zelf de rechten. Zo kunnen personen met wie je het deelt, niet alleen kijken maar ook dieper op de informatie in te zoomen – als je hen die rechten hebt gegeven. Je kan ook beveiliging op rijniveau toepassen. Bovendien kan je aangeven of de collega’s met wie jij het dashboard of rapport deelt, het op hun beurt ook mogen delen en zo ja, met welke rechten. Ofwel: jij – als Power BI Pro user – bepaalt wie er wat met het dashboard kan doen.
De mogelijkheid om het dashboard en de rapporten te delen, maken Power BI echt ideaal. Zo heeft de directie het zicht op de belangrijkste KPI’s, ziet de marketingafdeling of de campagnes ook geld opleveren en heeft Finance zicht op de financiële cijfers. Ontzettend motiverend! En bij tegenvallende resultaten wordt er snel bijgestuurd.
Think big, start small. But do start!
Power BI leren vereist simpelweg tijd. Begin daarom met een klein project en ervaar hoe het is om te werken met het dashboard. Onze ervaring is dat, zodra je een eerste dashboard hebt draaien, er vanzelf nieuwe vragen komen en dat je jouw dashboard langzaam maar zeker verder uitbouwt. Om tijd te besparen biedt Grover advies een basis cursus Power BI. Tijdens een overzichtelijke scholing krijg je de basis principes onder de knie en kan je daarmee zelfstandig in je eigen organisatie verder aan de slag.